【人工智能】用以人為本的實(shí)用AI，告別“工作效率低下”

近年來，隨著低質(zhì)量圖像模型（LLM）和其他人工智能內(nèi)容生成器的使用量持續(xù)飆升，“人工智能劣質(zhì)內(nèi)容”問題引發(fā)了相當(dāng)多的文化熱議和媒體關(guān)注。當(dāng)?shù)唾|(zhì)量圖像和劣質(zhì)文字充斥社交媒體時(shí)，人們會(huì)立刻注意到這個(gè)問題。

由于人工智能生成的廣告內(nèi)容質(zhì)量低下，我們現(xiàn)在更傾向于不信任那些疑似人工智能生成的廣告內(nèi)容，即使它們并非如此。讀者們也開始注意到一些人工智能生成內(nèi)容的蛛絲馬跡，例如過度使用破折號(hào)。不幸的是，“人工痕跡”如今也成了普遍現(xiàn)象。

01

什么是工作浪費(fèi)？為什么財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該關(guān)注它？

每位首席財(cái)務(wù)官都深知追蹤預(yù)算差異或花費(fèi)數(shù)小時(shí)核對(duì)無法解釋的異常情況有多么令人沮喪。在當(dāng)今的企業(yè)環(huán)境中，人工智能的前景無處不在，但與此同時(shí)，一種新的生產(chǎn)力殺手也隨之而來：工作中的低效環(huán)節(jié)。

工作垃圾是自動(dòng)化流程的副產(chǎn)品，它表面光鮮亮麗，卻缺乏實(shí)質(zhì)內(nèi)容、背景信息和實(shí)用價(jià)值。它就像充斥著破折號(hào)的文章，毫無新意可言；就像千篇一律的報(bào)告，提出的問題比解答的還多；就像審批流程，非但沒有帶來清晰的思路，反而造成了摩擦。它指的是人工智能生成的內(nèi)容，這些內(nèi)容迫使財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)做了更多的工作，而不是更少。

工作懈怠通常與內(nèi)容質(zhì)量低下密切相關(guān)。它會(huì)降低品牌價(jià)值，削弱信任度，并傳遞出人們不再關(guān)注品牌的信息。但當(dāng)工作懈怠開始影響到企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）等業(yè)務(wù)應(yīng)用時(shí)，它會(huì)對(duì)生產(chǎn)力和信任造成更大的損害。

當(dāng)人工智能系統(tǒng)在缺乏足夠的人工輸入、背景信息或監(jiān)督的情況下生成輸出時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生工作浪費(fèi)。對(duì)于財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者而言，這意味著要花費(fèi)寶貴的時(shí)間來澄清、糾正或重新處理那些本應(yīng)自動(dòng)化完成的工作。

結(jié)果如何？效率下降，對(duì)自動(dòng)化信心減弱，財(cái)務(wù)部門陷入被動(dòng)應(yīng)對(duì)模式。你或許認(rèn)為你的組織在人工智能方面的投入不足以受到工作效率低下的影響，但實(shí)際上，這種影響已經(jīng)存在。

最近《赫芬頓郵報(bào)》的一篇文章援引斯坦福大學(xué)的一項(xiàng)研究指出，超過半數(shù)的員工表示他們?cè)诠ぷ髦杏龅竭^偷工減料的情況。除了令受影響的員工感到惱火之外，偷工減料還可能削弱人工智能融入工作場(chǎng)所的關(guān)鍵賣點(diǎn)：在保證卓越品質(zhì)的同時(shí)提高生產(chǎn)效率。

好消息是，通過以人為本的實(shí)用人工智能方法，您可以最大限度地減少甚至消除工作中的冗余環(huán)節(jié)。本文將探討當(dāng)前工作冗余問題的現(xiàn)狀，闡述在工作場(chǎng)所更周全地應(yīng)用人工智能技術(shù)的方式，并提供一些實(shí)現(xiàn)敏捷迭代式人工智能部署的技巧。

02

如果工作中的瑕疵不是問題，而只是初稿呢？

不得不承認(rèn)，現(xiàn)在都快到2026年了，人工智能是一項(xiàng)令人興奮的產(chǎn)品。它擁有節(jié)省時(shí)間、提高效率的巨大潛力，因此無論雇主是否鼓勵(lì)，人們都會(huì)使用它。問題是，他們是否會(huì)接受適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)并付出必要的努力來應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)，從而獲得最佳效果？

當(dāng)用戶沒有向人工智能提供充分或結(jié)構(gòu)良好的輸入時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)工作效率低下的問題。為了獲得最佳的人工智能結(jié)果，你需要與人工智能保持持續(xù)的溝通。你需要修改提示信息或完善你的需求。這種反復(fù)的交流過程能夠引入更多背景信息和反饋，幫助你獲得更好的結(jié)果。

我親身經(jīng)歷過這一點(diǎn)。我創(chuàng)建了一個(gè)人工智能提示程序，設(shè)想它能作為我每天結(jié)束時(shí)的例行程序，通過總結(jié)未回復(fù)的郵件和標(biāo)記已做出的承諾來更新我的待辦事項(xiàng)清單。這聽起來是個(gè)好主意，但最初的版本過于復(fù)雜和臃腫，根本沒有任何實(shí)際用途。

經(jīng)過LLM的反復(fù)調(diào)整、反饋和指導(dǎo)，我才最終獲得可預(yù)測(cè)且實(shí)用的成果。這需要我清楚地了解自己的需求、信息處理方式和注意力持續(xù)時(shí)間，才能取得理想的結(jié)果。

稱我的初稿為“草稿”并不為過，但經(jīng)過不斷改進(jìn)，我最終得到了一個(gè)實(shí)用的AI工具。但如果我止步于第一版，堅(jiān)持使用那個(gè)不太友好的初稿呢？那樣的話，我就會(huì)陷入低效的工作泥潭，最終影響工作效率。

如果將這種情況放大到涉及多方參與的更復(fù)雜流程中，您很容易就能看出，即使出于好意，人工智能的應(yīng)用也可能變成工作中的累贅——除非您有相關(guān)的培訓(xùn)、毅力和基礎(chǔ)，才能使其發(fā)揮效用。

人工智能無疑能夠創(chuàng)造真正的價(jià)值。但作為領(lǐng)導(dǎo)者，我們需要確保員工擁有成功所需的知識(shí)、支持和協(xié)調(diào)，而來自一線員工的報(bào)告表明，我們?nèi)杂泻芏喙ぷ饕觥?/p>

03

什么是以人為中心的AI方法，以及如何實(shí)現(xiàn)這種方法？

那么，以人為本的人工智能方法是什么？將人工智能融入工作流程后，如何才能找到一條切實(shí)可行的途徑來獲得更好的結(jié)果？

對(duì)于職場(chǎng)中的人工智能倡導(dǎo)者來說，一個(gè)好的起點(diǎn)是認(rèn)識(shí)到，人工智能的目標(biāo)并非取代人類，而是通過理解人類——他們的需求、日常煩惱、判斷和目標(biāo)——來減少摩擦并增強(qiáng)我們的智能。

這里有兩個(gè)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)可以幫助我們將以人為本的高質(zhì)量人工智能引入工作場(chǎng)所。首先，對(duì)于使用生成式人工智能的團(tuán)隊(duì)，請(qǐng)確保他們接受過相關(guān)培訓(xùn)并有足夠的時(shí)間，以便在充分了解上下文和不斷改進(jìn)的情況下獲得更好的結(jié)果。

對(duì)于您選擇的具備人工智能功能的系統(tǒng)，請(qǐng)務(wù)必確保您的技術(shù)合作伙伴真正了解您團(tuán)隊(duì)的需求。這意味著要了解他們的日常運(yùn)營(yíng)環(huán)境，哪些方面行之有效，哪些方面仍然存在問題。

04

以人為本的AI在工作場(chǎng)所是什么樣的？

人工智能既可以獨(dú)立應(yīng)用，簡(jiǎn)化人們的工作，也可以用來增強(qiáng)舊技術(shù)，彌補(bǔ)工作流程中的不足。以光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)為例，它可以將圖像中的文本轉(zhuǎn)換為可讀、可搜索的文本，多年來一直被用于簡(jiǎn)化諸如將紙質(zhì)收據(jù)或發(fā)票錄入費(fèi)用報(bào)銷軟件等任務(wù)。

但經(jīng)常使用OCR的人都知道，它并非總是如宣傳的那樣有效。也許你是在行駛的火車上拍攝收據(jù)照片的，收據(jù)已經(jīng)彎曲，信息模糊不清。也許發(fā)票上的字跡難以辨認(rèn)。又或許日期是歐洲格式，而系統(tǒng)只識(shí)別美國(guó)格式。

OCR技術(shù)數(shù)據(jù)識(shí)別失敗的原因不勝枚舉。它畢竟是一項(xiàng)技術(shù)局限。集成更先進(jìn)的技術(shù)，例如人工智能，可以彌補(bǔ)這些缺陷，最終消除手動(dòng)輸入數(shù)據(jù)的麻煩。

這僅僅是人性化人工智能所能實(shí)現(xiàn)的冰山一角。憑借人工智能的強(qiáng)大功能，新的應(yīng)用可以極大地簡(jiǎn)化工作流程，減少工作中的摩擦。例如，通過恰當(dāng)?shù)奶崾竞蛯?duì)歷史交易數(shù)據(jù)模式的精準(zhǔn)識(shí)別，人工智能能夠根據(jù)用戶的使用習(xí)慣，推斷出成本中心、項(xiàng)目信息等更多上下文信息，從而為發(fā)票添加頁面字段之外的更多內(nèi)涵。

以人為本的人工智能還可以通過將任務(wù)交給公司ERP系統(tǒng)之外的人員來完成，從而緩解工作場(chǎng)所的摩擦。大多數(shù)人的工作并不在ERP系統(tǒng)中，但他們必須登錄該系統(tǒng)（以及其他系統(tǒng)）才能完成特定任務(wù)，例如審批工時(shí)表或員工申請(qǐng)。

如果AI Agent將這些任務(wù)連同所需的背景信息一起推送給用戶，讓他們?cè)谝咽褂玫某绦蛑凶龀鰶Q策，會(huì)怎么樣？這可以提高流程效率，讓員工更加專注。這種以人為本的人工智能可以消除數(shù)據(jù)錄入和登錄多個(gè)系統(tǒng)等非增值任務(wù)。

05

以人為本的AI如何改變金融職能？

敏捷迭代的人工智能方法正在以顯著的方式改變著財(cái)務(wù)職能。當(dāng)財(cái)務(wù)專業(yè)人員深陷電子表格和分析之中時(shí)，很難轉(zhuǎn)變他們講述故事的能力；那么，為什么不構(gòu)建一個(gè)AI Agent來幫助提供這種背景信息呢？

例如，異常情況和異常值一直是財(cái)務(wù)專業(yè)人士的一大煩惱，而人工智能可以通過提供背景信息來解釋企業(yè)支出激增的原因，從而彌補(bǔ)這一不足。一個(gè)設(shè)計(jì)良好的智能體可以在財(cái)務(wù)分析師翻閱所有電子表格來發(fā)現(xiàn)差異之前，就標(biāo)記出潛在的問題。

同樣，敏捷迭代的人工智能可以在人力資源領(lǐng)域發(fā)現(xiàn)異常情況之前就將其標(biāo)記出來。例如，當(dāng)工資結(jié)算后出現(xiàn)薪資差異，而員工對(duì)此提出質(zhì)疑時(shí)，人力資源團(tuán)隊(duì)的某位成員必須立即放下手頭的一切工作，進(jìn)行深入分析，找出差異的原因。這對(duì)繁忙的團(tuán)隊(duì)來說無疑是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)。

精心設(shè)計(jì)的AI Agent可以在員工受到影響之前發(fā)現(xiàn)異常情況，標(biāo)記異常并向人力資源決策者提供相關(guān)背景信息。這樣，團(tuán)隊(duì)成員就能專注于提高生產(chǎn)力，而不是疲于應(yīng)對(duì)各種突發(fā)狀況，運(yùn)營(yíng)也能更加順暢。

06

消除流程摩擦與低效工作：

自建 AI Agent，還是選擇廠商級(jí) AI？

避免工作效率低下并從人工智能中獲得真正價(jià)值的最佳方法是，通過承擔(dān)那些不增加價(jià)值的任務(wù)，來減少我們?nèi)粘９ぷ髦杏龅降母鞣N煩心事。對(duì)于一些員工，包括許多財(cái)務(wù)和人力資源崗位的員工來說，將數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)是一種令人厭煩的事情，而這種事情通常可以通過精心設(shè)計(jì)的自動(dòng)化流程來消除。

對(duì)于內(nèi)容創(chuàng)作者來說，打字是工作的一部分，但要有效利用人工智能，需要培訓(xùn)、協(xié)作和政策，以幫助員工編寫能夠生成有意義的內(nèi)容且不會(huì)給同事帶來后續(xù)工作的提示。

對(duì)于工作自動(dòng)化而言，合適的解決方案會(huì)因角色和行業(yè)而異，但將人工智能融入工作場(chǎng)所的領(lǐng)導(dǎo)者通常需要決定是自己創(chuàng)建Agent，還是從供應(yīng)商那里獲得現(xiàn)成的人工智能解決方案。

對(duì)于擁有雄厚IT資源的公司而言，例如可以不受限制地獲取人工智能專業(yè)知識(shí)或聘請(qǐng)系統(tǒng)集成商，其發(fā)展?jié)摿o限。在這種情況下，選擇一家能夠提供客戶用于創(chuàng)建人工智能解決方案的Agent構(gòu)建技術(shù)的供應(yīng)商或許是個(gè)不錯(cuò)的選擇。

但許多企業(yè)無法獲得這些資源，即使他們獲得了這些資源，當(dāng)人們?cè)噲D在沒有適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和資源來避免后續(xù)陷阱的情況下構(gòu)建自己的AI Agent時(shí)，工作效率低下很快就會(huì)成為一個(gè)問題。

安全是另一個(gè)至關(guān)重要的考量因素。請(qǐng)記住，人們終將使用人工智能，這是毋庸置疑的。這意味著領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)是確保員工安全、透明地使用人工智能，并且避免造成混亂。

07

選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)該考慮哪些因素？

對(duì)許多公司而言，從供應(yīng)商處購買人工智能系統(tǒng)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，但請(qǐng)記住，并非所有產(chǎn)品都一樣。避免工作效率低下并真正發(fā)揮人工智能價(jià)值的最佳方法是找到一個(gè)盡可能深入了解你的系統(tǒng)。

例如，如果您希望通過人工智能賦能的ERP系統(tǒng)來改進(jìn)運(yùn)營(yíng)，請(qǐng)考慮向潛在供應(yīng)商提出以下問題：

• 該產(chǎn)品是否能消除員工最常遇到的摩擦？

• 它能否解決員工面臨的最棘手的問題？

• 它能否滿足貴公司內(nèi)部不同專業(yè)水平人員的需求？

• 它是否能讓相關(guān)人員參與其中，并確保問責(zé)制和透明度？

無論您是使用系統(tǒng)來生成內(nèi)容、自動(dòng)化工作流程還是回答問題，結(jié)果的質(zhì)量都取決于系統(tǒng)對(duì)您的上下文了解多少。請(qǐng)向您的技術(shù)合作伙伴詢問他們的 AI 解決方案如何以人為本并創(chuàng)造真正的價(jià)值。

08

工作中的低效環(huán)節(jié)是否不可避免？

無論你的供應(yīng)商是誰，無論你是自己構(gòu)建Agent還是使用開箱即用的自動(dòng)化解決方案來消除摩擦，作為領(lǐng)導(dǎo)者，你都有責(zé)任確保人工智能安全、透明并創(chuàng)造價(jià)值。

請(qǐng)記住，以人為本的人工智能不僅僅取決于它是否能解決實(shí)際問題、簡(jiǎn)化人們的工作。實(shí)用且以人為本的人工智能還會(huì)讓人類參與其中，因?yàn)樽罱K，我們?nèi)祟愐獙?duì)結(jié)果負(fù)責(zé)。

人工智能發(fā)展過程中難免會(huì)出現(xiàn)一些工作效率低下的問題，但這并非財(cái)務(wù)部門必須長(zhǎng)期存在的難題。通過以人為本，加大培訓(xùn)投入，并選擇了解自身業(yè)務(wù)背景的供應(yīng)商，首席財(cái)務(wù)官們可以從ERP系統(tǒng)中挖掘出更高的生產(chǎn)力和戰(zhàn)略價(jià)值。

下一波 ERP 創(chuàng)新浪潮將由人工智能驅(qū)動(dòng)，人工智能能夠像您一樣了解您的業(yè)務(wù)，并能夠提供洞察、自動(dòng)化日常任務(wù)，使財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者能夠?qū)Ｗ⒂谧钪匾氖虑椤?/p>

金融的未來是充滿情境、靈活敏捷且以人為本的。您值得擁有能夠助您邁向未來的工具，而實(shí)用且以人為本的人工智能能夠幫助您擺脫繁瑣的工作，最終抵達(dá)目的地。

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